Een VvE opereert binnen een wettelijk kader. Allereerst is er het Burgerlijk Wetboek waarin onder meer een sectie appartementsrecht is opgenomen. Dan is er de ‘akte van splitsing’, waarin staat beschreven welke delen privé en welke delen gemeenschappelijk zijn, wie voor welk deel in de kosten moet bijdragen, hoe de VvE moet worden bestuurd, vergaderd, hoe een huishoudelijk reglement kan worden vastgesteld et cetera. 

Een VvE heeft te maken met het Kadaster, de Kamer van Koophandel en heeft een belangrijke rol bij de verandering van eigenaar van een appartement. Portalis heeft zeer uitgebreide ervaring met alle juridische facetten van VvE beheer en heeft uitstekende relaties met het notariaat en met in appartementsrecht gespecialiseerde juristen.

Een Vereniging van Eigenaars lijkt sterk op een gewone vereniging. Er zijn leden (de eigenaars), er is een bestuur en er is een ledenvergaderging (de ‘vergadering van eigenaars’). Een groot verschil is dat het lidmaatschap van een VvE niet vrijwillig is. Wie eigenaar is van een appartement, is verplicht (‘van rechtswege’) lid van de VvE. Het bestuur van de VvE zorgt voor de dagelijkse gang van zaken. Portalis faciliteert het bestuur volledig en wijst het bestuur de weg in de complexe regelgeving. Van het uitschrijven, voorzitten en verslaan van vergaderingen tot en met het voeren van de volledige financiële administratie en het secretariaat en het laten uitvoeren van onderhoud. Besturen wordt daardoor letterlijk richting geven.

In een Vereniging van Eigenaars gaat veel geld om. Eigenaars betalen elke maand een periodieke bijdrage, leveranciers moeten worden betaald. Er moeten bank- spaarrekeningen worden geopend en beheerd. Debiteuren moeten worden gemaand. Er moeten verzekeringen worden afgesloten. En natuurlijk moet er jaarlijks een begroting worden opgesteld en moet financiële verantwoording worden afgelegd. Elk jaar moeten alle eigenaars ten behoeve van hun belastingaangifte een jaaropgave van de VvE krijgen waaruit blijkt wat hun aandeel in de reservefondsen was. Portalis verzorgt de gehele financiële administratie. Geld wordt op een veilige manier beheerd. Bankrekeningen staan altijd op naam van de betreffende VvE. Er is een veilige autorisatiestructuur voor het doen van betalingen en er wordt rekening gehouden met het deposito garantie stelsel.